לקראת כניסת החוק לתוקפו נערך אגף ההנדסה ביסודיות להחלת הרפורמה, כולל הסדרה טכנולוגית של הוועדה, גיוס כוח אדם מקצועי, הדרכות והשתלמויות של עובדים, לצד מפגשי הסברה עם מתכננים, אדריכלים, מגישי בקשות, וגורמים אחרים שיש להם ממשקים עם יישום הרפורמה. בין היתר כינס מהנדס העיר אינג' נועם גרייף את כל עובדי האגף להדרכה על יעדי הרפורמה והשינויים המבניים אשר יידרשו כדי לעמוד ביעדים אלה.

לדברי גרייף, "בחודשים האחרונים בוצע צילום מצב של הוועדה מקומית לרבות מחלקות אגף ההנדסה אשר תורמות להליך הרישוי והתכנון, ומסקנות הסטטוס הנוכחי הוצגו לעובדים. בימים אלה אמורה הוועדה המקומית לתכנון ובנייה לקבל הסמכה לוועדה עצמאית, ויצופה ממנה לעמוד בקבועי הזמן ולשאוב סמכויות מהוועדה המחוזית".

מפגש נוסף בנושא הרפורמה התקיים במתחם הטכנודע ונועד לאדריכלים ועורכי בקשות, והשתתפו בו מהנדס העיר, סגנית מהנדס העיר אליסיה רובינשטיין, אדריכלית העיר ליטל שלף, יועץ למנהל התכנון במשרד האוצר יואש הלוי, היועץ למהנדס העיר להיערכות לרפורמה בתכנון ובנייה רפי רייש, ואחרים. במפגש הוצגו עקרונות הרפורמה, ההדגשים הצפויים וחסמים אפשריים בתהליך, הן בעיר חדרה והן במדינת ישראל בכלל. עוד צוין כי למתכננים ועורכי הבקשה כמו גם לאנשי הרשות והוועדה המקומית, יש מטרה משותפת שהיא הקלה וזירוז תהליכים ובד בבד יצירת יחידות דיור איכותיות ובטוחות.

בכנס עודכנו עורכי הבקשות כי יש להירתם ולהגיש בקשות מקוונות בהתאם לנדרש ברפורמה, ובמקביל לשתף פעולה ולספק משוב מתמשך ובונה לטובת שיפור תהליכי העבודה והשירות ברשות המקומית. זמן קצר לאחר המפגש בטכנודע נערך מפגש של נציגי האגפים והגורמים העירוניים שיש להם ממשקים עם יישום הרפורמה בתכנון ובנייה, וכן גורמים מאשרים חיצוניים לרבות נציגי המחוז, חברת חשמל, משרד להגנת הסביבה ורשות העתיקות.

בישיבה הוצגו דגשים תוך התמקדות בשני נושאים מרכזיים: הצורך להיערך להעברת מידע זמין ואיכותי בנושאי הליבה במסגרת ההנחיות המרחביות להיתרים, וההיערכות של הרשות לקיים שולחנות עגולים בין יזמים, אגף הנדסה וגורמים מאשרים בנוגע לתוכניות והיתרים מורכבים.

שני הנושאים והפעילות במסגרתם נועדו להביא לשיפור תהליכי הרישוי והתכנון בדגש על שיפור השירות של תהליכים אלו, במטרה לקדם כלכלה עירונית איכותית תוך הבטחת מצבת דיור לדורות הבאים. בכנס הובהר כי ייתכנו קשיים בשלבים הראשוניים, אולם בסיוע אגף ההנדסה והיועצים תקל ההיערכות המוקדמת באופן משמעותי את עבודת הגורמים ואת הממשקים ביניהם, ותאפשר מיקוד בנושאים והליכים מורכבים יותר תוך צמצום המשאבים הנדרשים כיום לתהליכים אחרים.